Niezbędnymi informacjami do dokonania doboru pompy ciepła są:
1. Lokalizacja budynku lub strefa klimatyczna.
2. Zapotrzebowanie budynku na moc cieplną na cele centralnego ogrzewania lub powierzchnia ogrzewana.
3. Zapotrzebowanie mocy cieplnej na produkcję c.w.u. lub liczba osób jaka będzie korzystała na co dzień z ciepłej wody użytkowej, ilość łazienek lub punktów poboru wody.
4. Rodzaj instalacji rozprowadzenia ciepła lub/i projektowana temperatura zasilania i powrotu instalacji centralnego ogrzewania.
W przypadku gdy wykonujemy wstępny dobór pompy ciepła, a inwestor nie ma obliczonej wartości zapotrzebowania na moc cieplną, możemy to oszacować za pomocą informacji na temat standardu izolacji budynku i wielkości powierzchni do ogrzania. Istotne jest jaki typ stolarki został zastosowany w budynku oraz jak wielkie są przeszklenia. W jaki sposób jest wykonana izolacja ścian, posadzki oraz dachu. Czy w budynku jest przewidziana wentylacja mechaniczna z rekuperacją czy grawitacyjna. Gdy nie mamy informacji na temat obliczeniowego zapotrzebowania na ciepło, kluczową informacją jest powierzchnia ogrzewana budynku oraz wysokość pomieszczeń, ponieważ na podstawie doświadczenia jesteśmy w stanie w przybliżeniu oszacować zapotrzebowanie na ciepło w odniesieniu do podobnych inwestycji wykonanych w analogicznym standardzie. Informacja o zapotrzebowaniu na ciepło jest wystarczająca do doboru pompy ciepła za pomocą prostych wzorów matematycznych lub programu doborowego NIBE DIM. W przypadku budynków już istniejących gdzie mamy do czynienia z wymianą źródła ciepła na nowe, doboru optymalnej mocy pompy ciepła dokonuje się na podstawie historycznej rocznej ilości paliwa potrzebnego do ogrzania budynku i produkcji c.w.u. Jeżeli natomiast termomodernizacji nie jest poddawane istniejące już źródło ciepła i system grzewczy, a inwestor chce połączyć je z pompą ciepła, konieczna jest analiza określająca optymalną temperaturę biwalencji. Taką analizę można wykonać w programie od doboru pomp ciepła NIBE DIM.
